Digitalizare sau cum am ajutat dealerul Toyota Piatra Neamț

Digitalizare Toyota Piatra-Neamt

Tokyo Motors este principalul dealer din județul Neamț pentru autovehiculele marca Toyota. Ei au pornit afacerea în 2019 și au sediul în incinta Shopping City Piatra-Neamț. Desi este o afacere tânără, viziunea lor despre modul cum trebuie să opereze intern i-a adus rapid către colaborarea cu noi pentru digitalizarea proceselor.

Tehnoredactarea actelor devenea o problema majora

Consultanții de vânzări au responsabilitatea de a strânge documentele necesare de la clienți, de a contacta terti (firme de leasing, remat, etc.), de a elibera facturi și de a monitoriza livrarea mașinilor.

În funcție de modul de cumpărare preferat de client (direct, leasing sau remat) aceștia aveau nevoie de contracte diferite. Verificarea actelor, completarea datelor clientului, verificarea acestora, completarea anexelor cu datele mașinii sunt activități ce consumau timp prețios, până la doua ore.

În procesul de întocmire a actelor intra și eliberarea proformelor și a facturilor. Desi aceștia țineau o baza de date comuna pentru a tine evidenta numerelor, completarea și calcularea sumelor de pe facturi era anevoioasa. Pe lângă cele doua ore deja consumate pe contracte și anexe, se mai pierdeau 30-60 minute pentru documentele financiare.

Pregătiri pentru digitalizarea proceselor finale

Că orice alt proces, pentru a putea fi digitalizat a trebuit să identificam nucleul, punctul de start al acestuia. Astfel am început cu ofertarea, procesul în care sunt luate datele clientului și este trecut prin ofertele dealer-ului. Că să putem ajuta acest proces a trebuit să construim baze de date pentru autovehiculele vândute (cu specificații și preturi) și pachetele promoționale ce determina preturile finale ale acestora. Astfel, direct din sistem, se poate face orice combinație de model, motorizare, nivel de echipare, culoare, tapițerie și oferte comerciale pentru a obține un preț final în câteva secunde.

Digitalizare Tokyo Motors Toyota Neamt

Procesarea comenzilor doar din câteva click-uri

În momentul în care clienții sunt hotărați asupra modelului dorit acestuia i se face un dosar virtual. Acest dosar conține contractul, anexele, facturile cât și informații cu privire la comanda mașinii dorita de client. Astfel în doar câteva click-uri consultanții au la dispoziția lor contractele precompletate, gata de semnat. Practic dosarul unui client se muta complet în online, astfel punând la dispoziția consultanților orice informație sau document în doar câteva minute.

Integrat complet cu sistemul de facturare SmartBill

SmartBill este unul dintre cele mai bune și complete soft-uri de facturare și gestiune. Acesta devine principala noastră opțiune când se aduce în discuție generarea de facturi. Noi consideram că este inutil să reinventam roata, de aceea sugeram integrarea sistemelor noastre cu alti terti specializați când avem ocazia. Cu ajutorul acestei integrări, consultanții pot elibera proforme și facturi fară să părăsească sistemul. Sunt trimise comenzi către SmartBill cu datele clienților, detaliile mașinii și sumele specificate, iar acesta se ocupa de eliberarea documentelor.

Digitalizare Tokyo Motors Toyota Neamt

Proiectul realizat pentru Tokyo Motors este și el rezultatul unei alinieri perfecte client-furnizor. Reducerea timpului în eliberarea documentelor, standardizarea documentelor, eliminarea erorilor umane sunt doar câteva beneficii aduse prin digitalizarea procesului de vânzare. În plan secundar, toate aceste informații sunt la dispoziția managerilor pentru a putea oferi cea mai buna experiență pentru clienții lor. Din momentul primelor discuții, știam că acest sistem este doar începutul. Tot ce vă putem spune pe moment este că noi deja lucram la pasul doi.

Alte articole

Suntem aici pentru tine

Vino să lucrăm împreună la digitalizarea afacerii tale​