Digitalizare sau cum am creat un flux eficient între 130 de angajați

digitalizare flux angajati

Astăzi ne întoarcem puțîn în anul 2018, că să va povestim despre începuturile parteneriatului nostru cu Donna Carina, al cărui scop a fost soluționarea unor probleme existente în companie.

Donna Carina este un salon de înfrumusețare cu 3 locații deschise în orașul Iași, la care se adaugă o academie cu program acreditat de instruire în vederea obținerii unui job în domeniu.

Înainte de colaborarea cu noi, gestionarea programărilor se rezuma la un tabel cu ore și numele angajaților, în care erau îngrămădite o groază de informații. După cum vă puteți imagina, sistemul avea lacune: era dezorganizat, angajații din salon nu știau care era programul lor decât după ce treceau pe la recepție și nu îl puteau afla în afara orelor de muncă, iar angajații de la recepție aveau responsabilitatea fiecărei programări din salon, ceea ce putea genera confuzii.

Ce plusuri are aplicația web, raportat la vechiul sistem?

Ca angajat în salon, primul lucru pe care îl vezi când deschizi platforma este programul pe care îl ai în ziua respectivă și bineînțeles, în zilele următoare, eliminând astfel dependență față de recepție. Poți face tu programări, chiar și în afară orelor de muncă, iar în cazul unei neînțelegeri, poți vedea cine a fost persoană care a creat o programare. De asemenea, ai opțiunea de a menționa în aplicație dacă ești în concediu de odihnă, medical sau există alte motive pentru care nu ești prezent la salon, informații utile pentru divizia de management, ce are o evidență mai bună asupra zilelor libere ale fiecărei persoane.

Că angajat la recepție, poți vizualiza programul tuturor celor din salon( fie că sunt angajați la frizerie, coafor manichiură sau cosmetică) , poți crea o programare, sau modifică una deja existența. În plus, pentru o mai bună organizare, poți seta dacă o programare este preferențială sau nu, iar dacă orarul unui angajat devine prea încărcat, o poți reatribui altcuiva.

Acesta a fost primul proiect la care am lucrat pentru cei de la Donna Carina și ne place să credem că a fost un succes, pentru că în urmă lui colaborarea noastră a continuat. Conducerea companiei și-a dat seama că mai există un aspect care nu era bine pus la punct în saloanele lor: gestionarea produselor.

digitalizare programari

Digitalizarea fluxurilor atipice nu se poate face fara cele de baza

Înainte de aplicația noastră, stocurile nu erau foarte bine puse la punct, iar evidență produselor date spre utilizare angajaților devenea din ce în ce mai dificilă.

Soluția de digitalizare pe care am propus-o noi sună în felul următor: am început de la o aplicație de baza, ce monitorizează stocurile din fiecare locație, generează fișe de produs și niruri. Următorul pas a fost îmbunătățirea modului în care se desfășura acest proces, prin introducerea unei semnături digitale în aplicație. Acum, când un angajat intră în posesia unui produs, el primește o notificare în aplicație, pe care trebuie să o accepte, moment în care starea produsului se schimbă la „în utilizare”, iar angajatul devine responsabil de returnarea produsului. În urmă implementării software-ului, am reușit să usuram și muncă celor de la contabilitate, care au posibilitatea de a descarcă lunar documentele din platforma.

digitalizare stocuri

Nu ne oprim din optimizat

Parteneriatul cu Donna Carina a fost și este în continuare unul cât se poate de plăcut pentru noi, motiv pentru care ne bucurăm că am reușit să eficientizăm modul în care sunt realizate programările și să regândim sistemul de evidență a produselor și ne propunem ca pe viitor soluțiile noastre să fie cel puțin la fel de utile.

P.S Dacă încă nu v-am convins, pentru a utiliza aplicațiile noastre web nu ai nevoie de licență, software-ul fiind creat pentru fiecare client în parte. Așadar, nu există costuri suplimentare pentru un număr mai mare de angajați și nici o dependență de calculator, sistemul putând fi accesat de pe tabletă, telefon sau laptop.

Alte articole

Suntem aici pentru tine

Vino să lucrăm împreună la digitalizarea afacerii tale​